BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA BUENA RECEPCIÓN TELEFÓNICA

“Sonríe, te están escuchando”.

El saludo telefónico es crucial porque a menudo es el primer punto de contacto con los clientes potenciales, y una primera impresión positiva es decisiva para su reserva.

Un saludo telefónico de calidad debe reflejar la actitud de lujo del personal, así como el nivel de excelencia y detalle que los clientes pueden esperar de su experiencia. Un personal formado para responder eficazmente a las necesidades y peticiones de los clientes por teléfono mejora la reputación de la marca o el establecimiento y fideliza a los clientes.

BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA BUENA RECEPCIÓN TELEFÓNICA

  • Prepara tu discurso
    • Asegúrate de tener a mano todas las herramientas necesarias (ordenador, documentos, bloc de notas, bolígrafo).
    • Familiarízate con la información y los procedimientos de tu empresa
  • Una cálida bienvenida
    • Responde rápidamente, idealmente en 5 segundos
    • Utiliza un saludo cálido y profesional
    • ¡Sonríe! Puedes oírlo por teléfono
  • Tono y articulación
    • Habla clara y distintamente
    • Utiliza un tono de voz amable, tranquilo y jovial
  • Escucha activa
    • Deja que la persona que está al otro lado se exprese sin interrumpirla.
    • Demuestra que eres un oyente activo
  • Gestión de solicitudes
    • Sé preciso en tus respuestas
    • Si no sabes la respuesta, dilo con sinceridad y asegúrate de encontrar la información o redirige la llamada a la persona adecuada.
  • Educación y cortesía
    • Utiliza expresiones educadas a lo largo de la conversación
    • Evita la jerga y los términos técnicos que puedan confundir al interlocutor
  • Tomar notas
    • Anota la información y las peticiones importantes para evitar descuidos
    • Repite la información clave para la confirmación
  • Cierre de la convocatoria
    • Asegúrate de que se han respondido todas las preguntas
    • Utiliza una fórmula de cierre positiva
    • Espera a que la persona que llama cuelgue primero

La importancia de una buena recepción telefónica

La recepción telefónica es un verdadero elemento diferenciador, y la prueba está en las sonrisas que oyes al teléfono.

Puede parecer obvio, pero a veces merece la pena señalar lo obvio.

Tareas simultáneas, falta de tiempo, no saber la respuesta a la pregunta, llamada insistente…

La recepción telefónica es exigente.

Tono, postura, disponibilidad, ritmo… todos estos elementos deben ser dominados por los empleados para realzar la imagen de un establecimiento y encarnar plenamente la actitud de lujo.

Un buen saludo telefónico te permite :

  • Mejorar tu imagen de marca mediante la calidad de tu acogida
  • Mantén una conversación fluida dominando los pasos necesarios para atender una llamada telefónica
  • Mejora tu elocución y adapta tu lenguaje a tus clientes
  • Anticipar y gestionar situaciones difíciles

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