Le processus de recadrage : pourquoi il faut dialoguer avant de sanctionner

Dans ce deuxième épisode de ma série estivale du podcast Sur le Chemin de l’Excellence consacrée au feedback, j’aborde un outil essentiel du management : le processus de recadrage.

Dans le premier épisode, je vous parlais de l’importance du feedback positif et de la nécessité de reconnaître les comportements que l’on souhaite voir se reproduire.

Mais que se passe-t-il lorsqu’au contraire, un comportement, une attitude ou un résultat ne correspond plus aux attentes ?

Faut-il immédiatement sanctionner ? Pour moi, la réponse est non.

Le recadrage est avant tout une démarche progressive, dont l’objectif est d’aider le collaborateur à prendre conscience de la situation et à évoluer. La sanction n’intervient qu’en dernier recours, lorsque plusieurs opportunités de changement ont déjà été données.

« Le recadrage est un processus, pas un événement. »

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Sommaire

1. Recadrer ne signifie pas sanctionner
2. Le FIRST : le premier feedback constructif
3. Pourquoi l’entretien de suivi est indispensable
4. Le SECOND : renforcer progressivement le cadre
5. Le LAST : passer au recadrage disciplinaire
6. Pourquoi les conséquences sont essentielles à la crédibilité du manager
7. Ce qu’il faut retenir

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Recadrer ne signifie pas sanctionner

Lorsque l’on parle de recadrage, on pense parfois immédiatement à la sanction.

Pourtant, le recadrage commence bien avant.

Lorsqu’un manager constate un comportement, une attitude ou un résultat qui ne répond plus aux attentes, son rôle est d’abord d’ouvrir le dialogue avec son collaborateur.

Reporter la discussion, éviter le sujet ou espérer que la situation se règle seule peut progressivement laisser penser que le comportement est finalement accepté.

C’est à ce moment-là que le courage managérial devient essentiel : il faut être capable d’aborder le sujet suffisamment tôt pour permettre au collaborateur de comprendre ce qui est attendu et de changer.

« La sanction n’intervient qu’en dernier recours. »

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Le FIRST : le premier feedback constructif

La première étape du processus est ce que j’appelle le FIRST.

Il s’agit tout simplement du premier feedback constructif.

À ce stade, l’objectif n’est absolument pas de sanctionner. Il s’agit de faire prendre conscience au collaborateur de la situation, de comprendre ce qui peut expliquer le comportement ou le résultat observé et surtout de chercher ensemble des solutions.

Le manager est donc encore pleinement dans une posture d’accompagnement.

Cette première conversation permet de poser clairement les attentes et de donner au collaborateur une véritable opportunité d’évoluer.

« L’objectif du FIRST est simple : faire prendre conscience de la situation, comprendre les causes et construire ensemble des solutions. »

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Pourquoi l’entretien de suivi est indispensable

Un feedback constructif ne s’arrête pas à la conversation.

Deux ou trois semaines après le FIRST, un entretien de suivi doit être organisé afin d’observer ce qui a évolué.

Deux situations sont alors possibles.

Si le collaborateur a progressé, il est essentiel de prendre le temps de reconnaître ses efforts. C’est ici que le feedback positif retrouve toute son importance : il permet de valoriser les changements et d’encourager le collaborateur à poursuivre dans cette direction.

À l’inverse, si le comportement n’a pas évolué malgré le premier échange et les solutions mises en place, le processus doit continuer.

« Si le collaborateur a progressé, prenez le temps de reconnaître ses efforts. Un feedback positif renforce durablement le changement. »

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Le SECOND : renforcer progressivement le cadre

Lorsque le premier feedback constructif n’a pas permis d’obtenir l’évolution attendue, vient alors le SECOND.

Comme son nom l’indique, il s’agit du deuxième feedback constructif.

Nous sommes toujours dans un échange avec le collaborateur, mais cette fois-ci, le cadre se renforce.

Le manager rappelle les attentes qui avaient déjà été formulées, revient sur le comportement observé et explique les conséquences de celui-ci.

Il doit également annoncer clairement ce qui se passera si aucune amélioration n’est constatée.

Là encore, le collaborateur dispose d’un délai de deux ou trois semaines pour faire évoluer la situation avant un nouvel entretien de suivi.

Si les progrès sont au rendez-vous, ils doivent être reconnus et valorisés. Dans le cas contraire, il faudra passer à la dernière étape du processus.

« Le SECOND reste un échange constructif, mais le cadre se renforce. »

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Le LAST : passer au recadrage disciplinaire

Le LAST constitue le dernier niveau du processus de recadrage.

Cette fois-ci, nous ne sommes plus dans un simple échange managérial.

L’entretien se déroule avec la présence des ressources humaines ou de la direction et entre dans une démarche disciplinaire.

Les mesures prises doivent être expliquées clairement au collaborateur.

Elles n’arrivent cependant pas sans avertissement : plusieurs échanges ont déjà eu lieu, des attentes ont été formulées, des solutions ont été recherchées et plusieurs opportunités d’évoluer ont été proposées.

« Nous ne sommes plus dans un simple échange managérial, mais dans une démarche disciplinaire. »

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Pourquoi les conséquences sont essentielles à la crédibilité du manager

Accompagner ne signifie pas laisser une situation se poursuivre indéfiniment.

Le manager doit donner au collaborateur la possibilité de comprendre, de progresser et de changer ses habitudes. Mais lorsque le cadre a été clairement posé et que plusieurs opportunités d’évolution ont été données, il doit également être capable d’aller au bout du processus.

Sans conséquence lorsque les règles ne sont pas respectées, c’est progressivement la crédibilité du manager qui peut être remise en question.

Et les conséquences ne concernent alors plus uniquement le collaborateur en question : toute l’équipe peut en pâtir.

« Sans conséquences lorsque les règles ne sont pas respectées, le manager perd progressivement sa crédibilité et toute l’équipe en pâtit. »

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Ce qu’il faut retenir

Le recadrage n’est pas une sanction immédiate.

C’est un processus progressif qui commence par le dialogue et l’accompagnement.

Le FIRST permet de faire prendre conscience de la situation, d’en comprendre les causes et de construire des solutions.

L’entretien de suivi permet ensuite d’observer les progrès et de les valoriser lorsqu’ils sont présents.

Si la situation n’évolue pas, le SECOND renforce le cadre et précise les conséquences d’une absence de changement.

Ce n’est qu’en dernier recours que vient le LAST, qui fait entrer le recadrage dans une démarche disciplinaire.

Parce qu’il est difficile de changer ses habitudes, le rôle du manager est d’abord d’aider ses collaborateurs à réussir, tout en maintenant un cadre clair et équitable.

« On accompagne d’abord, on suit les progrès, on valorise les changements, puis on renforce progressivement le cadre si nécessaire. »

Dans le prochain épisode de cette série estivale, je partagerai les règles d’or du feedback constructif : comment faire passer un message difficile avec clarté, bienveillance et assertivité.

Et si vous souhaitez aller plus loin, je vous invite à découvrir notre formation L’Art du Feedback, dans laquelle nous approfondissons ces techniques à travers des outils, des mises en situation et des cas pratiques.