7 conseils pour préparer un feedback constructif efficace

Dans ce nouvel épisode de ma série estivale du podcast Sur le Chemin de l’Excellence consacrée au feedback, j’ai choisi de vous proposer un épisode un peu différent.

Après avoir parlé du feedback positif, du processus de recadrage, des règles d’or du feedback constructif et de la méthode FIRST, j’avais envie de partager avec vous sept conseils très concrets pour préparer un feedback.

Parce qu’au fond, la réussite d’un feedback ne dépend pas uniquement de la méthode utilisée. Elle dépend aussi de la manière dont vous allez vous préparer.

C’est d’ailleurs une erreur que je rencontre très souvent : les managers passent beaucoup de temps à réfléchir à ce qu’ils vont dire, mais beaucoup moins à préparer la manière dont ils vont le dire.

Pourtant, un feedback commence bien avant l’entretien.

« Un bon feedback commence rarement dans le bureau de votre collaborateur. Il commence bien avant, dans la préparation que vous en faites. »

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Sommaire

1. Pourquoi la préparation d’un feedback est-elle essentielle ?
2. Conseil n°1 : préparer son feedback à l’écrit
3. Conseil n°2 : s’entraîner à voix haute
4. Conseil n°3 : anticiper les réactions de son collaborateur
5. Conseil n°4 : vérifier son intention
6. Conseil n°5 : réguler ses émotions
7. Conseil n°6 : préparer sa première phrase
8. Conseil n°7 : préparer aussi sa dernière phrase
9. Ce qu’il faut retenir

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Pourquoi la préparation d’un feedback est-elle essentielle ?

Lorsque nous préparons un feedback, nous avons souvent tendance à nous concentrer essentiellement sur son contenu.

Quels faits vais-je évoquer ? Que vais-je dire ? Comment vais-je expliquer ce qui ne va pas ?

Mais la réussite de cet échange ne repose pas uniquement sur le message que vous souhaitez transmettre.

Votre manière de le formuler, votre posture, votre état émotionnel ou encore votre capacité à anticiper les réactions de votre interlocuteur auront également leur importance.

Si vous souhaitez être plus serein au moment de l’entretien et augmenter vos chances que votre message soit réellement entendu, la préparation est donc essentielle.

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Conseil n°1 : préparer son feedback à l’écrit

S’il y avait un seul conseil que je devais vous donner, ce serait probablement celui-ci : préparez vos feedbacks à l’écrit.

Et je dirais même plus largement : préparez toutes vos communications importantes à l’écrit.

Notre cerveau adore nous faire croire que tout est parfaitement clair et que nous trouverons naturellement les bons mots au moment venu.

Puis arrive l’entretien.

Nous cherchons nos mots, nous oublions un élément important, nous partons dans une explication qui n’était pas prévue ou nous laissons nos émotions prendre le dessus.

Et une fois l’échange terminé, nous nous disons :

« Ce n’est pas du tout ce que je voulais dire. »

Préparer son feedback à l’écrit ne signifie pas rédiger un discours qu’il faudra ensuite réciter.

Il s’agit simplement de clarifier sa pensée : quels sont les faits ? Quel est l’objectif de cet entretien ? Quelles questions souhaitez-vous poser ? Quels sont les éléments essentiels que vous ne voulez pas oublier ?

« On n’improvise pas une conversation importante. On la prépare. »

Dix minutes de préparation peuvent vous faire gagner énormément en sérénité.

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Conseil n°2 : s’entraîner à voix haute

Mon deuxième conseil est probablement l’un de ceux que les managers appliquent le moins : entraînez-vous à voix haute.

Il existe une grande différence entre une phrase qui paraît parfaite dans notre tête et cette même phrase lorsqu’on la prononce réellement.

Je compare souvent cela à un sportif qui répète ses gestes avant une compétition, à un musicien qui répète son morceau ou encore à un conférencier qui prépare son intervention.

Alors pourquoi un manager devrait-il improviser un feedback important ?

Si le sujet est délicat, entraînez-vous.

Vous pouvez le faire seul, dans votre voiture, en marchant ou devant un miroir.

Et si vous appréhendez particulièrement l’entretien, demandez à un collègue de confiance, à un ami ou à un proche de jouer le rôle de votre collaborateur.

Une formulation qui ressemble finalement à un reproche, une phrase maladroite ou une question qui manque de clarté deviennent beaucoup plus évidentes lorsqu’on les entend à voix haute.

« Plus on répète, moins on improvise. Et moins on improvise, plus on est serein. »

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Conseil n°3 : anticiper les réactions de son collaborateur

Avant d’entrer dans le bureau de votre collaborateur, prenez quelques minutes pour imaginer les différentes réactions possibles.

Que ferez-vous s’il nie les faits ?

S’il cherche à se justifier ?

S’il vous explique que ce n’est pas de sa faute ?

S’il se met en colère ?

Ou, au contraire, s’il se met à pleurer ?

L’objectif n’est évidemment pas de prévoir précisément ce qui va se passer. Chaque personne réagit différemment.

Mais plus vous aurez envisagé différents scénarios, plus vous serez capable de rester calme et de garder le cap pendant l’entretien.

« Ce n’est pas la réaction de votre collaborateur qui vous déstabilisera. C’est celle que vous n’aviez pas imaginée. »

Anticiper ces réactions permet de gagner en confiance. Et cette confiance se ressentira également dans votre posture.

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Conseil n°4 : vérifier son intention

Avant un feedback, j’aimerais également vous inviter à vous poser une question très simple :

Pourquoi est-ce que je fais ce feedback ?

Est-ce que je veux vider mon sac ?

Montrer à mon collaborateur qu’il a tort ?

Lui rappeler que je suis le manager ?

Ou est-ce que je veux sincèrement l’aider à progresser ?

Cette question peut sembler anodine, mais elle change beaucoup de choses.

Votre intention finit toujours par transparaître, même lorsque vous avez choisi les bons mots et parfaitement préparé votre entretien.

Si vous êtes animé par l’agacement, la colère ou l’envie de donner une leçon, votre collaborateur risque de le ressentir.

À l’inverse, si votre intention est réellement de l’aider à évoluer, votre posture sera naturellement différente : plus calme, plus curieuse et davantage ouverte au dialogue.

« Un bon feedback ne cherche pas à avoir raison. Il cherche à faire progresser. »

Un manager n’est pas là pour gagner un débat. Il est là pour faire grandir les personnes qui l’entourent.

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Conseil n°5 : réguler ses émotions

Ne faites jamais un feedback lorsque vous êtes encore sous le coup de l’émotion.

Nous connaissons tous ces situations dans lesquelles quelqu’un nous agace, nous déçoit ou nous met en colère et où notre premier réflexe consiste à vouloir régler le problème immédiatement.

Pourtant, c’est rarement une bonne idée.

À ce moment-là, les faits risquent de laisser la place à nos émotions.

« Un feedback n’est jamais une décharge émotionnelle. »

Votre collaborateur n’a pas à subir votre colère.

Votre rôle de manager est de créer les conditions nécessaires à un échange constructif.

Si vous sentez que la pression est encore trop forte, accordez-vous quelques minutes. Allez marcher, respirez profondément, buvez un café ou un verre d’eau, écrivez ce qui vous dérange.

Puis revenez vers votre collaborateur lorsque vous êtes capable d’en parler avec calme.

Le but d’un feedback n’est pas de faire mal. Le but est de faire réfléchir.

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Conseil n°6 : préparer sa première phrase

Nous préparons souvent le contenu de notre feedback, mais beaucoup moins souvent la première phrase.

Pourtant, elle est essentielle.

« Les trente premières secondes donnent souvent le ton des trente minutes qui suivent. »

Si vous démarrez l’échange de manière agressive ou maladroite, votre collaborateur risque de se mettre immédiatement sur la défensive.

À l’inverse, une entrée en matière claire, posée et respectueuse permet d’ouvrir plus facilement le dialogue.

Vous pourriez par exemple commencer par :

« J’aimerais prendre quelques minutes avec toi pour échanger sur une situation que j’ai observée. »

Ou :

« Je souhaitais faire un point avec toi concernant un sujet important afin que nous trouvions ensemble une solution. »

C’est simple et direct.

Surtout, cela permet de montrer immédiatement que vous êtes dans une démarche d’échange et non de confrontation.

Prenez donc quelques minutes avant votre entretien pour réfléchir précisément à la manière dont vous souhaitez l’ouvrir.

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Conseil n°7 : préparer aussi sa dernière phrase

Nous pensons souvent à la manière de commencer un feedback.

Beaucoup plus rarement à la façon dont nous allons le terminer.

Pourtant, la dernière impression est souvent celle qui reste.

Avant votre entretien, posez-vous donc cette question :

Comment ai-je envie que mon collaborateur se sente en quittant mon bureau ?

L’objectif n’est évidemment pas qu’il reparte en se sentant coupable.

J’aimerais plutôt qu’il puisse se dire :

« Mon manager croit en moi. »

« J’ai compris ce que je dois améliorer. »

« Je sais que je suis capable d’y arriver. »

Vous pouvez par exemple terminer votre échange par :

« Merci pour cet échange. »

« Je te remercie pour ton écoute. »

« Je compte sur toi pour mettre en place les actions que nous avons définies. »

Ou encore :

« J’ai confiance en ta capacité à faire évoluer ce comportement. »

« Un collaborateur oubliera parfois vos mots. Il n’oubliera jamais la manière dont il est sorti de votre bureau. »

Un feedback peut être exigeant et inconfortable. Mais il peut également permettre au collaborateur de repartir motivé, responsabilisé et confiant pour la suite.

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Ce qu’il faut retenir

La qualité d’un feedback ne commence pas au moment où vous prononcez votre première phrase.

Elle commence dans la préparation que vous en faites.

Avant votre prochain feedback, prenez donc quelques minutes pour :

• préparer votre message à l’écrit ;
• vous entraîner à voix haute ;
• anticiper les réactions possibles de votre collaborateur ;
• vérifier votre intention ;
• réguler vos émotions ;
• préparer votre première phrase ;
• et réfléchir également à la manière dont vous souhaitez terminer l’échange.

Ces quelques étapes permettent d’aborder la conversation avec davantage de sérénité et de créer de meilleures conditions pour que votre message soit entendu.

« Un bon feedback commence rarement dans le bureau de votre collaborateur. Il commence bien avant, dans la préparation que vous en faites. »

J’espère sincèrement que cette série vous donnera davantage de confiance pour faire de vos feedbacks de véritables outils de progression, de motivation et de développement.

Et si vous souhaitez approfondir ces méthodes et surtout vous entraîner à travers des mises en situation concrètes, je vous invite à découvrir notre formation L’Art du Feedback. Vous y apprendrez à donner des feedbacks positifs et constructifs, à gérer les situations délicates, à développer votre posture managériale et à transformer chaque feedback en véritable levier de performance et d’engagement.

Merci infiniment de m’avoir accompagnée tout au long de cette série consacrée au feedback. Je vous retrouve très bientôt pour une nouvelle série autour du management et de l’expérience collaborateur.